Ako môžu generálni riaditelia prevziať kontrolu nad svojimi e-mailami a dosiahnuť nulovú hodnotu doručenej pošty

Aj keď existuje veľa metodík, ktoré a vodca môžu cvičiť, aby ich zvládli e-maily efektívne, konzistentný a premyslený proces je najefektívnejším spôsobom systematizácie a odpovedania na e-maily a je krokom správcovstva pre efektívneho lídra.

S generálnymi riaditeľmi pracujem dve desaťročia a takmer každý generálny riaditeľ sa zaoberá enormným množstvom e-mailov a zápasí s tým, ako ich efektívne spravovať. V jednom prieskume, ktorý som uskutočnil s viac ako 1 000 generálnymi riaditeľmi a vlastníkmi firiem, 93 % uviedlo, že zápasia s správa emailov. Vďaka mojej skúsenosti zakladateľa CEO Experience a vďaka spolupráci s generálnymi riaditeľmi veľkých aj malých podnikov som zistil, že efektívna správa e-mailov môže znamenať dobrý celkový manažment.

V dnešnom svete je e-mail kľúčovým nástrojom pre lídrov komunikovať efektívne. Bohužiaľ, mnohí lídri buď zanedbávajú svoje emailová korešpondencia alebo im chýba efektívny spôsob správy ich doručenej pošty.

Súvisiace: 6 spôsobov, ako spravovať zoznam e-mailov ako profesionál

1. Rozdeľte svoje e-maily do obchodného roka vašej spoločnosti

V podnikaní sú začiatky a prestávky nevyhnutné pre úspech. Veľa vecí v podnikaní je rozdelených do ročnej štruktúry. Podnikové financie sú často rozdelené do obchodného roka. Jednou z hlavných chýb, ktorú mnohí generálni riaditelia robia v súvislosti so svojimi e-mailmi, je nikdy ich nerozdelenie na obchodný rok. Naďalej nechávajú svoje e-maily pribúdať rok čo rok. Keď rozdelíte svoje e-maily v každom kalendárnom roku, vedúci môžu mať začiatok a koniec vo svojej e-mailovej schránke. Každý nový kalendárny rok zníži počet vašich e-mailov na nulu.

Napríklad, ak váš obchodný kalendárny rok končí v septembri, mali by ste archivovať minuloročné e-maily a vytvoriť nový hlavný priečinok pre nový obchodný rok. Efektívna správa e-mailov začína pochopením počiatočných a koncových bodov vašich e-mailových informácií.

2. Vytvorte priečinky pre svoje hlavné predmety

Dôležitým krokom k efektívnej správe e-mailov je usporiadanie e-mailov do priečinkov. Priečinky umožňujú vodcovi kategorizovať kľúčové oblasti zamerania, s ktorými sa vodca môže musieť opakovane zaoberať. Pre kľúčové témy a kľúčových ľudí v organizácii by mali byť vytvorené priečinky. Čím lepšie vie vedúci identifikovať svoje priečinky, tým lepšie bude vedieť spravovať svoj e-mail.

3. CEOS potrebujú zložky o týchto deviatich kľúčových oblastiach podnikania

Každý podnik, bez ohľadu na jeho veľkosť, sa zaoberá problémami, ktoré s tým súvisia stratégie a vízia: účtovníctvo a financie, predaj a marketing, ľudské zdroje, operácie, zákazníci, osobné vedenie a problémy, vplyv na kráľovstvo a tímový rozvoj a kultúra. Keď líder vie, kam zaradiť svoje e-maily, spravovanie e-mailov bude jednoduchšie. Mnoho e-mailov zostáva v doručenej pošte, pretože vedúci nemá kam e-mail uložiť.

4. Vytvorte podpriečinky pod hlavnými priečinkami, aby ste si ich mohli ľahko usadiť

Po vytvorení hlavných priečinkov by sa mala vytvoriť úloha vytvorenia podpriečinkov na lepšie usporiadanie vašich e-mailov. Môžete napríklad chcieť vytvoriť podpriečinok pre každého zamestnanca vo vašej spoločnosti v priečinku ľudských zdrojov. To by vám umožnilo uchovávať dôležité informácie o zamestnancovi, ktoré by sa dali ľahko vyhľadať a nájsť. Podpriečinky sú nevyhnutné pre dobrú správu e-mailov.

Mali by sa uchovávať iba e-maily, ktoré sú užitočné pre budúce zváženie alebo vedenie záznamov. Nezabudnite, že priečinok odoslaných správ je zároveň priečinkom dokumentov s informáciami, ktoré možno v prípade potreby vyhľadať.

Jedným príkladom, ktorý používam, je kopírovanie alebo slepá kópia v odoslanom e-maile na účely podania.

5. Vytvorte e-mailové šablóny pre e-maily, o ktorých viete, že ich budete často používať

Skvelé vedenie je dôsledné vedenie. Keď vodcovia opakovane vykonávajú úlohy, dosiahnu úspech, keď je úloha vykonaná dobre. V e-mailovej korešpondencii sa veľa opakuje. Generálny riaditeľ, ktorý bude používať e-maily, ktoré píšu ako a šablóna neskoršie e-maily si môžu ušetriť hodiny pracovného času a precvičiť si dobré správcovstvo.

6. Použite príznaky alebo vytvorte spôsob identifikácie kritických e-mailov

Jedným zo spôsobov, ako rýchlo triediť e-maily v doručenej pošte, je označiť ich pre budúce sledovanie. E-maily môžete farebne odlíšiť pomocou vlajok alebo odoslať e-mail s pripomenutím, aby ste na e-maile pracovali neskôr.

Podľa mojich skúseností so správou obrovského množstva e-mailov riešim každý e-mail jedným zo štyroch spôsobov: nepodstatné e-maily, ktoré je možné vymazať; FYI alebo zrozumiteľné e-maily, ktoré by ste si mali prečítať a potom vymazať; e-maily, ktoré vyžadujú akciu, ale neskôr; a naliehavé a včasné e-maily, ktoré vyžadujú okamžitú akciu.

Treťou kategóriou e-mailov (s obratom do protismeru) sú e-maily, ktoré vyžadujú akciu a často sa na ne zabudne, pokiaľ nebudú označené neskôr.

Súvisiace: 4 tipy na lepšiu správu e-mailovej schránky

7. Vyzvite sa, aby ste každý deň reagovali na každý e-mail

Ak budete agresívni pri správe e-mailov, znížite stres a urobíte lídra viac produktívny. Užitočné môže byť kalendárne časy počas dňa na čítanie e-mailov. Napríklad vedúci by si mohol naplánovať 15 minút na 9, 11, 2 a 5, aby skontroloval e-maily a primerane odpovedal. Čím konzistentnejšie návyky a správanie si ako vodca vytvoríte, tým produktívnejší sa stanete.

Jedna vysoká predstaviteľka štátnej správy, s ktorou som pracovala, za dve desaťročia vo vláde efektívne spravovala svoju e-mailovú schránku na nulu. Hovorí: „Efektívna správa e-mailov zníži stres, zvýši výkon a pomôže lídrovi získať dôveryhodnosť v každej oblasti ich vedenia.“

Hoci efektívna správa e-mailov nemusí byť jediným kľúčom k obchodnému úspechu a dobrému správcovstvu, je nevyhnutnou súčasťou procesu, v ktorom mnohí výkonní lídri trávia svoj čas a úsilie.

E-mail je dnes súčasťou každej práce a úlohy v pracovnej sile. Správa e-mailov a rýchle odpovedanie môže znamenať rozdiel medzi obchodným úspechom a neúspechom. Keď lídri pochopia, ako efektívne využívať e-mail ako nástroj namiesto toho, aby ho vnímali ako záťaž, prejdú od odpovedania na e-maily k jeho využívaniu ako jedného zo základných technických aspektov podnikania, v ktorom pracujú.